Arbeiten Sie als Generalunternehmer in Deutschland auf Baustellen mit Subunternehmen zusammen, tragen Sie nicht nur Verantwortung für die Qualität der Arbeit, sondern auch für rechtliche und finanzielle Risiken. Fehlende Nachweise können schnell teuer werden – von Sozialversicherungsnachzahlungen bis zu Strafen wegen Lohn- und Sozialdumpings. Damit Sie als Auftraggeber rechtlich und haftungstechnisch auf der sicheren Seite sind, sollten Sie vor Auftragsvergabe bestimmte Dokumente einholen und regelmäßig aktualisieren lassen. Wir geben Ihnen einen Überblick:
Auszug aus dem Handelsregister
Er gibt Auskunft über Firma, Rechtsform, Sitz sowie vertretungsberechtigte Personen. Sie erkennen außerdem Veränderungen wie Eigentümerwechsel oder Insolvenzvermerke. Fordern Sie bei Auftragsvergabe einen aktuellen Auszug an und wiederholen Sie die Prüfung im laufenden Projekt alle 6 Monate.
Gewerbeanmeldung
Die Gewerbeanmeldung bestätigt, dass das Unternehmen ordnungsgemäß gemeldet ist. Achten Sie darauf, dass das eingetragene Gewerbe auch tatsächlich die ausgeschriebene Leistung abdeckt. Bei reglementierten Tätigkeiten sollten zusätzliche Befähigungsnachweise vorliegen.
Gewerbezentralregisterauszug
Dient als „gewerberechtliches Führungszeugnis“ und zeigt, ob gegen das Unternehmen oder verantwortliche Personen Untersagungen, Bußgeldentscheidungen oder einschlägige Verurteilungen vorliegen. Ist vor Vertragsabschluss anzufordern und in weiterer Folge alle drei Monate zu erneuern.
ANÜ-Erlaubnis (Arbeitnehmerüberlassungserlaubnis)
Wenn ein Subunternehmen Arbeitnehmer überlassen will, benötigt es eine gültige Erlaubnis der Bundesagentur für Arbeit. Diese ist in der Bauwirtschaft besonders streng geregelt. Lassen Sie sich die Erlaubnis vorlegen und mindestens alle zwölf Monate erneuern.
Nachweis der Baubetriebeeigenschaft (für ANÜ / AÜG-Zwecke)
Für die Arbeitnehmerüberlassung im Bau muss zusätzlich nachgewiesen werden, dass der verleihende Betrieb tatsächlich Bauleistungen erbringt. Bitten Sie hier um entsprechende Nachweise der Arbeitsagentur oder Betriebsunterlagen.
Nachweis über Betriebshaftpflicht
Eine gültige Betriebshaftpflichtversicherung schützt vor hohen Kosten im Schadensfall. Prüfen Sie Deckungssumme, Geltungsgebiet und Laufzeit. Achten Sie außerdem darauf, dass auch Subunternehmerleistungen mitversichert sind. Die Laufzeit beträgt maximal zwölf Monate und muss vor Ablauf erneuert werden.
Nachweis zur Steuerschuldnerschaft / Reverse-Charge (Bauleistungen, §13b UStG)
Bei vielen Bauleistungen geht die Umsatzsteuerschuld auf den Leistungsempfänger über (Reverse-Charge). Prüfen Sie, ob die Rechnungen steuerlich korrekt ausgestellt werden (kein USt-Ausweis bei §13b-Fällen) und ob Sie, als Rechnungsempfänger, gegebenenfalls zur Abführung der USt verpflichtet sind.
Unbedenklichkeit BG BAU
Bestätigt, dass das Unternehmen bei der Berufsgenossenschaft der Bauwirtschaft angemeldet ist und seine Pflichtbeiträge zur Unfallversicherung ordnungsgemäß zahlt. Dieser Nachweis schützt Auftraggeber vor Mithaftung bei Beitragsrückständen.
Unbedenklichkeit Krankenkasse / Sozialversicherung
Nachweis (z. B. Unbedenklichkeitsbescheinigung der Krankenkasse bzw. Bestätigungen über Beitragszahlungen), dass soziale Abgaben (Kranken-, Pflege-, Rentenversicherung) ordnungsgemäß abgeführt wurden. Solche Nachweise sind bei Prüfungen relevant und schützen Auftraggeber vor Haftungsrisiken. Der Nachweis ist alle drei Monate zu erneuern.
Unbedenklichkeit SOKA-BAU
SOKA-BAU verlangt Meldungen und Beitragszahlungen für Urlaubs- und Sozialkassen der Bauwirtschaft. Eine Unbedenklichkeitsbescheinigung bestätigt Erfüllung dieser Verpflichtungen. Fehlende Meldungen können zu Nachforderungen führen. Die Bestätigung sollte alle drei Monate erneut eingeholt werden.
Unbedenklichkeitsbescheinigung Finanzamt
Steuerliche Unbedenklichkeitsbescheinigungen (z. B. Bescheinigungen über keine wesentlichen Steuerschulden) sind eine Momentaufnahme, schaffen aber Vertrauen. Eine aktuelle Bescheinigung ist vor Vertragsabschluss und vor finaler Rechnungsfreigabe anzufordern und sollte während der Projektlaufzeit mindestens alle zwölf Monate erneuert werden.
Fazit
Mit dieser Checkliste stellen Sie sicher, dass Ihre Subunternehmen rechtlich abgesichert sind und Sie selbst keine unnötigen Haftungsrisiken eingehen. Fordern Sie die Nachweise konsequent ein und erneuern Sie sie regelmäßig – so behalten Sie die volle Kontrolle und schaffen Transparenz in der Zusammenarbeit. Sie können es sich aber auch einfach machen: Mit ISHAPCARD steht Ihnen dafür ein intelligentes und rechtssicheres Dokumentenmanagement zur Verfügung. Die integrierte Benachrichtigungsfunktion informiert rechtzeitig über ablaufende Dokumente und sorgt dafür, dass Ihre Dokumente jederzeit aktuell und gültig sind.