Arbeiter dokumentieren: Auf diese 5 Dokumente sollten Sie achten!

Wer arbeitet eigentlich wirklich auf Ihrer Baustelle? Genau diese Frage stellen Behörden bei Kontrollen – und erwarten vollständige Nachweise für jede einzelne Person. Fehlen diese, drohen empfindliche Strafen und Haftungsrisiken. Deshalb ist es für Generalunternehmer und Auftraggeber unerlässlich, die Personaldokumente konsequent einzufordern und zu dokumentieren. Wir stellen Ihnen die wichtigsten Dokumente hier vor.

1) Sozialversicherungsnachweis

Alle Personen müssen zur Sozialversicherung angemeldet sein. Dies betrifft auch Selbstständige. Der Nachweis erfolgt durch Vorlage der Meldebescheinigung zur Sozialversicherung oder einer Mitgliedsbescheinigung zur Sozialversicherung. Personen aus dem Ausland können ihren Versicherungsstatus durch das EU-weit genormte A1-Formular belegen.

2) Aufenthaltsgenehmigung

Bei Drittstaatsangehörigen prüfen Sie die Aufenthaltsgenehmigung (z.B. Aufenthaltserlaubnis, Niederlassungserlaubnis) und dokumentieren Sie die Ablaufdaten. Beachten Sie, dass eine Aufenthaltsgenehmigung innerhalb eines Ausweisdokuments (z.B. ein Visum) oftmals ein eigenes Ablaufdatum besitzt. Aufenthaltsnachweise können ebenfalls als Arbeitserlaubnis dokumentiert werden, wenn diese darüber explizit Auskunft geben.

3) Arbeitserlaubnis

Neben der Aufenthaltsgenehmigung benötigen viele Drittstaatsangehörige zusätzlich eine Arbeitserlaubnis der Ausländerbehörde oder der Bundesagentur für Arbeit. Fordern Sie diese vor Einsatzbeginn ein und prüfen Sie, ob sie für Branche und Tätigkeit gültig ist. Aufenthaltsgenehmigung und Arbeitserlaubnis sind in der Regel eng miteinander verknüpft. Ohne gültige Aufenthaltsgenehmigung kann es keine gültige Arbeitserlaubnis geben. Beispiele hierfür sind:

• Aufenthaltstitel mit Zusatz „Erwerbstätigkeit gestattet“

• Blaue Karte EU

• Arbeitserlaubnis-EU

4) Zollmeldung

Arbeitgeber sind verpflichtet, Entsendungen und bestimmte Beschäftigungsverhältnisse im Baugewerbe beim Zoll zu melden. Diese Anmeldung dient der Bekämpfung von Schwarzarbeit und wird bei Kontrollen regelmäßig überprüft. Verlangen Sie die Bestätigung der Abgabe der Meldung vor Arbeitsaufnahme.

 5) Mindestlohn

Prüfen Sie, ob die Nachunternehmen den gesetzlichen Mindestlohn bzw. die branchenspezifischen Tarifmindestlöhne einhalten. Eine schriftliche Bestätigung schafft Klarheit und schützt Sie als Auftraggeber vor Mitverantwortung. Fehlende oder falsche Angaben können empfindliche Strafen nach sich ziehen.

Tipp

ISHAP_CARD bietet die Möglichkeit, den Erhalt des Mindestlohns monatlich durch den Arbeitnehmer per Unterschrift bestätigen zu lassen. So sind sie stets abgesichert und schützen sich vor Reputationsschäden und Haftungsfallen.

Fazit

Neben den Firmendokumenten spielt auch die korrekte Dokumentation der eingesetzten Personen auf Baustellen eine entscheidende Rolle. Generalunternehmer und Auftraggeber sind verpflichtet sicherzustellen, dass alle Arbeitnehmer rechtmäßig in Deutschland beschäftigt werden dürfen. Fehlende Nachweise können nicht nur zu hohen Verwaltungsstrafen führen, sondern auch zu Haftungsschäden und Reputationsverlust. Wer die Personaldokumente konsequent prüft und dokumentiert, stellt sicher, dass er rechtskonform arbeitet und sich wirksam gegen finanzielle und rechtliche Folgen absichert.